Guía para la depuración de datos Registro Científico y
Tecnológico
La "depuración de datos" es una labor que corresponde a una actividad más
amplia como es la "actualización". La actualización del Registro tiene por
objetivo que los datos contenidos en el sistema sean los más recientes posibles, además,
deben ser confiables, adecuados y congruentes. Lo anterior hace mencióna cuatro aspectos
que deben considerarse como "calidad de los datos", a saber:
- Tiempo: Lo ideal es que los módulos del RCT cuenten con datos del presente año, no
obstante, es aceptable que los mismos correspondan al año anterior. Esto es
particularmente cierto para los módulos de investigadores y de unidades de
investigación. El módulo de proyectos admite los proyectos concluidos, ya que pueden
servir de referencia de anteriores esfuerzos en un determinado campo o especialidad.
- Confiabilidad: La fuente de información debe ser lo más confiable posible. Es deseable
que provenga directamente de la unidad de investigación. No obstante, para el caso de
instituciones muy grandes como las universidades, esta puede obtenerse de las
vicerrectorías. En casos especiales, la información puede provenir de las páginas Web,
revistas, directorios, etc.
- Congruencia: La congruencia consiste en que el dato consignado tenga relación con el
tema del campo al que pertenece. El manejo o manipulación de los datos, principalmente
cuando se realiza en forma automatizada y en "batch" o "paquetes",
puede ocasionar que los datos se ubiquen en otro registro que no corresponde, por ejemplo,
los servicios de la Unidad A se ubican en la Unidad B (falta de congruencia). Otro
ejemplo: cuando cambia el nombre del director de una unidad de investigación, es muy
probable que el e-mail de la unidad, si este era el mismo del anterior director, deba
actualizarse. En ocasiones, la persona agrega comentarios y opiniones que no vienen al
caso.
- Adecuación: Los datos consignados deben estar correctos desde el punto de vista
ortográfico y de redacción, además, deben ser concisos y suficientes. Puede resultar
que los datos cumplan con la condición de tiempo y confiabilidad pero su redacción y
ortografía no es adecuada, por ejemplo: exceso de uso de la primera persona o uso de un
lenguaje coloquial. Esto puede suceder en el campo "experiencia" del
profesional. Puede que la información obtenida se extienda más de lo necesario como en
el caso del campo "experiencia" del profesional y "resumen" del
proyecto, cubriendo demasiados detalles que no interesa consignar. Para efectos del RCT,
los campos sin datos son inadecuados.
La labor de "depuración" se circunscribe a aquellos datos que ya fueron
digitados o incluidos en el sistema. Se basa principalmente en la tarea de
"revisión" de los datos automatizados para que estos sean "adecuados y
congruentes" y también en la "recopilación" de datos faltantes o que
requieren modificación, según lo dispuesto en el gráfico de procedimientos de
actualización. Los datos faltantes deben ser, en el futuro, cada vez menos, ya que la
labor del Grupo de Validación consiste en evitar que se inscriban en los módulos
formularios con datos faltantes. No obstante, la labor de depuración no puede
desaparecer, ya que siempre habrán proyectos cuyas fechas de conclusión se modifiquen y
la digitación puede introducir faltas de ortografía.
Notas:
La labor de revisión y ajuste de la redacción no siempre es sencilla. En caso de dudas
se debe consultar con las personas idóneas del CONICIT. (Por ejemplo: funcionarios del
CONICIT con grado universitario, especialistas del Area de Desarrollo, Asesores, etc)
Cuando se escribe la frase: "inscripción de formularios" debe entenderse que
se refiere a la inscripción del investigador, o de la unidad de investigación, o del
proyecto de investigación, según corresponda.
La depuración de los datos también puede entenderse como "revisión de
calidad" de los datos, aunque también durante la labor de validación se debe hacer
una revisión de calidad.
La labor de validación es más que la revisión de calidad ya que se debe estudiar si
un investigador, unidad o proyecto puede ser o no inscrito en el Registro, de acuerdo con
la guía o manual respectivo.
Todas las definiciones de esta guía corresponden solo al ámbito del Registro (RCT) y
no necesariamente guardan relación con otros términos empleados en otros escenarios.
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